Ma lasciate che vi dica una cosa: sto scrivendo questo articolo dalla scrivania del mio ufficio. Molto old school! A questo punto dichiarerò coraggiosamente che, finché le persone avranno qualcosa da scrivere, lavoreranno ancora dalla loro scrivania. Per me scrivere dal divano funziona solo in casi eccezionali.
Anche se magari gli impiegati di domani siederanno su una seggiovia o visiteranno regolarmente il giardino zen, a un certo punto della loro giornata lavorativa torneranno alla propria scrivania, oppure, potrebbero anche scegliere di lavorare in piedi. Dopo questa introduzione, lo ammetto, un po' provocatoria, giungo al punto: la scrivania si è evoluta nel tempo, così come il modo in cui la utilizziamo. Non solo è cambiato il design, le sue caratteristiche ma grazie alle innovazioni tecnologiche è stata adattata al nostro modo di lavorare. Nel regno animale, diremmo che questa adattabilità ha garantito e garantirà la sua sopravvivenza.
Il modo in cui lavoriamo è cambiato rapidamente negli ultimi anni...
Le strutture fisse hanno già iniziato a scomparire e continueranno a farlo. Oggi lavoriamo da remoto, in treno o in giardino e trascorriamo più tempo in riunione che alle nostre scrivanie. Ci piace riunirci e interagire con i colleghi, quindi sì, la domanda è forse giustificata: abbiamo ancora bisogno di una scrivania o è diventata praticamente inutile?
Secondo me la scrivania continuerà a essere un elemento centrale negli uffici ma questo non significa che non vi saranno cambiamenti. Anzi, sia l'ufficio che la scrivania continueranno a subire trasformazioni, come è già accaduto in passato.
Oggi puoi letteralmente lavorare da qualsiasi luogo, anche dal giardino.È importante considerare due linee di sviluppo: una è rappresentata dai cambiamenti organizzativi nella vita lavorativa e l'altra dallo sviluppo tecnologico che, a sua volta, incide sui cambiamenti organizzativi. Fedeli al motto: "Lo strumento si adatta alle nuove esigenze e alla tecnologia".
Uno sguardo alla storia
Torniamo indietro nel tempo: il primo ambiente in cui sono stati elaborati documenti o gestiti processi si è trasformata in ciò che chiamerei ufficio. Gli arredi si sono costantemente evoluti per adattarsi alle tecnologie e ai cambiamenti delle aziende. Tra i mutamenti più rivoluzionari figura indubbiamente la digitalizzazione: negli uffici è arrivato il computer, non solo nei reparti di contabilità ma anche nelle aree di progettazione e pianificazione. I disegnatori tecnici sono passati dal grande tavolo da disegno al software CAD, architetti e progettisti hanno sostituito righelli, matite e compassi con computer, mouse e tastiera.
Sono stati loro a promuovere anche un particolare complemento all'interno dell'ufficio: la scrivania regolabile in altezza. Il tecnigrafo offriva la possibilità di lavorare sia in posizione seduta che in posizione eretta, in modo che disegnatori e ingegneri potessero sedersi oppure stare in piedi di fronte a un piano quasi verticale. Perché non può essere possibile anche con un computer?
Non sorprende quindi, che le prime scrivanie regolabili in altezza fossero quelle dei progettisti. Nei primi anni Novanta, le scrivanie CAD potevano essere regolate manualmente in altezza e risalendo al 1910, ci si imbatte nell'impresa tedesca Reiss, che ha lanciato la prima scrivania regolabile in altezza. Naturalmente non poteva essere regolata al semplice tocco di un pulsante e questo valeva anche per le postazioni di lavoro CAD dell'epoca.
A fine anni Novanta LINAK ha sviluppato i primi sistemi di regolazione elettrica in altezza ed esattamente nel 1998 LINAK ha presentato la colonna di sollevamento DL1, il primo sistema al mondo per scrivanie regolabili in altezza elettricamente.
Le innovazioni hanno bisogno di terreno fertile
Dopo il lancio delle prime scrivanie regolabili in altezza si poteva ipotizzare che la domanda globale avrebbe registrato una forte impennata. Invece solo nei paesi scandinavi si è diffusa la tendenza di alternare la posizione in piedi a quella da seduti, promuovendo l'ergonomia e il benessere negli uffici. In quelle regioni, la quota di postazioni regolabili in altezza elettricamente era già superiore al 90% nel 2005.
In Germania e in altri paesi europei investire nelle scrivanie regolabili in altezza per offrire ai propri dipendenti un ambiente di lavoro ergonomico e quindi sano, era ancora molto difficile. Non è stato affatto semplice di far comprendere ai decision maker il valore aggiunto di variare l’altezza della scrivania. L’accettazione, l’adeguamento a un nuovo modo di lavoro e di conseguenza anche la domanda, sono cresciute lentamente. Con l’aumento della domanda anche i prezzi sono diminuiti, , contribuendo così al successo delle postazioni di lavoro regolabili in altezza elettricamente. Secondo lo studio IBA sullo sviluppo del lavoro in ufficio (2019/2020), nel 2019 quasi il 28% dei dipendenti in Germania lavorava da una postazione di lavoro sit/stand. La pubblicazione dell'IBA (solo in tedesco) può essere scaricata qui.
I medici del lavoro e gli specialisti dell'ergonomia si sono lasciati conquistare rapidamente dall'idea di alternare la posizione seduta a quella eretta. Tuttavia, ci è voluto molto tempo perché le postazioni di lavoro sit/stand guadagnassero terreno in Germania.
Nel corso degli anni la tecnologia delle scrivanie regolabili si è evoluta costantemente. Inizialmente consentiva solo il semplice movimento di salita e discesa ma, fin dalle prime fasi, LINAK ha realizzato comandi più intelligenti per una miglior implementazione come il comando multi-parallelo, sistemi anti-collisione o il risparmio energetico. I sistemi intelligenti consentono di compiere passi ancora più innovativi: in questo caso i fattori di maggior rilievo sono l'integrazione di sistemi di prenotazione e i molteplici livelli di personalizzazione.
Il futuro
Ancora più flessibilità: la scrivania continuerà a evolversi e ad acquisire maggiori funzionalità adattandosi ai cambiamenti delle aziende. Gli ultimi mesi della pandemia hanno accelerato questo sviluppo e oggi più che mai abbiamo bisogno di una scrivania separata per ogni dipendente. Non possiamo ottimizzare gli uffici, risparmiare spazio e quindi risorse adottando uno stile di lavoro basato sull'attività? Gli ambienti di lavoro diventeranno ancora più indipendenti di quanto non siano attualmente?
Una cosa è chiara: la postazione di lavoro ad altezza regolabile non sarà più un qualcosa di opzionale ma uno standard a cui nessuno vorrà rinunciare. In ogni caso, sempre più persone lavoreranno da remoto e utilizzeranno i propri spazi privati come ufficio. Ma come farà chi vive in un appartamento con pochi spazi? Molti lavorano al tavolo della cucina, in un angolo del soggiorno o anche in camera da letto. Questa tendenza rappresenta una sfida per i produttori di arredi al fine di progettare una scrivania multifunzione che possa essere utilizzata anche come tavolo da pranzo o che scompaia nella parete semplicemente premendo un tasto. Una postazione flessibile e intelligente.
"La scrivania continuerà ad evolversi e ad acquisire più funzioni smart adattandosi alle mutevoli situazioni di lavoro e sarà connessa digitalmente alla rete", afferma Christoph Messing, Managing Director LINAK GmbH
Abbiamo già visto come, negli ultimi anni la digitalizzazione abbia reso meno netti i confini tra lavoro e vita privata. Per molte persone, leggere le e-mail sullo smartphone di sera è assolutamente normale e il fatto che l'home office stia diventando una parte essenziale del mondo del lavoro è un altro passo importante in questa direzione. Ma questo fa nascere anche una sorta di competizione tra casa e ufficio. Ecco perché la casa deve essere organizzata in modo più pratico per poterci lavorare, mentre l'ufficio deve diventare un luogo più accogliente e familiare. I confini sono sempre più sfumati in entrambe le direzioni.
I confini tra ufficio tradizionale e home office in futuro saranno ancora meno netti
Nei prossimi anni gli uffici cambieranno ancora di più
Gli uffici stanno diventando luoghi sempre più accoglienti e in futuro questa tendenza sarà ancora più accentuata. Saranno sempre più in concorrenza con gli home office e gli arredi svolgeranno un ruolo essenziale contribuendo a sviluppare una cultura famigliare nell’ambiente di lavoro. Entreremo in contatto con nuovi materiali, prodotti sostenibili e privi di sostanze nocive. Mi aspetto che anche le dimensioni del piano di lavoro cambino: aumenterà la richiesta di piani di lavoro più piccoli, non solo per soddisfare le esigenze degli spazi limitati dell'home office, ma anche per la diversa organizzazione del nostro modo di lavorare. Il lavoro d'ufficio prevede una minor quantità di documenti cartacei e i tavoli si trasformano in postazioni di lavoro temporanee con docking station per portatili e smartphone.
Il lavoro di squadra svolgerà un ruolo ancora più importante nell'ufficio del futuro.
Addio alle vecchie abitudini con maggior funzionalità
La scrivania diviene intelligente: negli uffici moderni e futuri solo pochi dipendenti avranno ancora una scrivania personale. I team verranno organizzati in base al progetto e le scrivanie saranno utilizzate in modo flessibile.
L'impiego dei sistemi di prenotazione aumenterà fino a diventare la normalità e anche l'intelligenza artificiale si farà spazio negli uffici.
In molte aziende le scrivanie sono collegate tramite un sistema di prenotazione.
Immaginiamo il seguente scenario: Christian lavora nel marketing e lunedì ha due riunioni con il reparto vendite per il settore industriale. Il suo calendario include anche la revisione di alcuni documenti tecnici. Arriva in azienda e il sistema gli assegna una postazione nelle immediate vicinanze dei colleghi del supporto tecnico del settore industriale. Questo gli consente di scambiare rapidamente informazioni con i colleghi interessati e inoltre è vicino alla sala riunioni. La scrivania assegnata riconosce le sue abitudini e si adatta automaticamente alla sua statura sia in posizione seduta sia in piedi, ricordandogli regolarmente di alzarsi. Christian ha impostato queste informazioni nel suo profilo e al termine della giornata lavorativa, la scrivania si muove verso l'alto per agevolare le procedure di pulizia in modo da facilitarne la disinfezione.
Questa intelligenza potrebbe anche spingersi oltre e il Quantified Self è una parola chiave in questo contesto. Molti dei nostri dati vengono già raccolti, ad esempio i passi e le calorie vengono conteggiati tramite dispositivi indossabili e smartphone. Questa raccolta di dati si insinuerà sempre di più nelle nostre vite lavorative. I datori di lavoro non potranno distinguersi semplicemente offrendo frutta e bevande o pagando sovvenzioni per i centri fitness. Per i dipendenti, diventerà la norma comportarsi in modo quantificabilmente sano sul luogo di lavoro, attraverso l'esercizio fisico, l'alternanza tra posizione seduta ed eretta e varie sfide come il "dipendente più in forma del mese". L'intelligenza delle scrivanie regolabili in altezza, tra le altre cose, fornirà i dati necessari per questo obiettivo. Alla fine, questi dati, che le app per scrivanie regolabili in altezza possono fornire, potrebbero anche essere utilizzati per calcolare i tassi dell'assicurazione sanitaria. Ciò potrebbe indurre gli utenti a utilizzare postazioni di lavoro salutari ed ergonomiche, risparmiando sull'assicurazione. Naturalmente, sorgeranno dibattiti etici sulla gestione dei dati, ma alla fine, si arriverà anche all'accettazione delle tecnologie e delle opportunità che queste forniscono.
Le idee sono già in fase di sviluppo
Il concorso 'Design meets Movement', promosso da LINAK per la prima volta in collaborazione con l'Università di Wuppertal nel 2014, ha fatto emergere idee interessanti. Gli studenti più giovani hanno sviluppato la scrivania del futuro, offrendo proposte di grande interesse che oggi sono più rivoluzionarie che mai. LINAK ha rilanciato questo concorso nel 2020 e, ancora una volta, i risultati sono stati stupefacenti: sono stati presentati al pubblico nell'estate del 2021 e sono convinto che tra qualche anno alcune di queste idee compariranno nella gamma dei produttori di arredi per ufficio.
Il concorso per studenti 'Design meets Movement', organizzato da LINAK, ha fatto emergere idee davvero innovative per le scrivanie future.
In futuro la scrivania manterrà il suo posto all'interno degli uffici o negli ambienti in cui lavoriamo e pertanto anche nei nostri home office. Può essere semplicemente che la scrivania avrà un aspetto diverso, si trasformi e si integri con altre funzionalità e sia collegata in rete interfacciandosi con diversi servizi. In breve: la scrivania è tutt'altro che superata.
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Questo articolo è stato redatto come contributo alla serie di libri "OFFICE PIONEERS", pubblicata da Prima Vier Nehring Verlag, in cui più di 100 autori offrono una prospettiva sul futuro dell'ufficio.
Christoph Messing è direttore generale di LINAK GmbH e da oltre 20 anni si occupa delle tematiche legate agli ambienti ufficio e spazi di lavoro.
